Urząd Miejski w Krotoszynie wykorzystuje rozbudowaną infrastrukturę informatyczną obejmującą centra danych, sieci lokalne, sieć miejską oraz serwery i sprzęt komputerowy. Łącznie kilkaset współpracujących urządzeń. Udostępniane są usługi dla pracowników obejmujące zintegrowany system wspomagający realizację zadań urzędu i zarządzanie, systemy pracy grupowej oraz rejestracji czasu pracy. Dostępne są usługi komunikacyjne – własny serwer telefonii internetowej, systemy obiegu dokumentów oraz systemy telekonferencyjne.

Ponadto utrzymywany jest system wspomagający posiedzenia Rady Miejskiej i komunikację za pomocą urządzeń mobilnych. Dla mieszkańców prowadzone są portale internetowe, Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta (EBOI), Biuletyn Informacji Publicznej oraz e-usługi takie jak e-Płatności i e-Doręczenia. w wielu punktach miasta dostępny jest Internet bezprzewodowy. Systemy zabezpieczeń przed zagrożeniami cyfrowymi i ochrona danych są ważną częścią działalności urzędu. Nieustannie prowadzone są prace związane z utrzymaniem pełnej funkcjonalności systemów informatycznych w zmieniającym się otoczeniu prawnym, postępie technologicznym oraz pojawiających się codziennie nowych zagrożeniach. W 2025 roku wprowadzono system elektronicznej ewidencji planów urlopowych oraz umożliwiono dostęp do systemu ewidencji czasu pracy pracownikom Strefy Płatnego Parkowania.

W ramach realizowanych działań zapewniono podłączenie łącza światłowodowego do nowo powstałego przedszkola, co umożliwiło zapewnienie przez Urząd Miejski stabilnego i szybkiego dostępu do Internetu oraz prawidłowe funkcjonowanie systemów informatycznych w placówce. Na etapie realizacji inwestycji prowadzono również konsultacje dotyczące infrastruktury teleinformatycznej. Dodatkowo prowadzono bieżące naprawy i konserwację istniejącej infrastruktury miejskiego systemu monitoringu, które wymagały intensywnych działań i zapewniały jego prawidłowe funkcjonowanie. Równolegle udzielano wsparcia przy rozbudowie systemu, obejmującej konsultacje techniczne oraz koordynację działań związanych z integracją nowych punktów kamerowych z istniejącą siecią.

Urząd Miejski w Krotoszynie jako jeden z pierwszych w kraju przystąpił do pilotażowego programu ePłatności. Usługa ta, dostępna w aplikacji mobilnej mObywatel, umożliwia regulowanie zobowiązań podatkowych, otrzymywanie powiadomień o nowych należnościach, przeglądanie historii płatności, a także pobieranie potwierdzeń zapłaty. Program stanowi uzupełnienie dostępnego od lat systemu EBOI.

Miasto i Gmina Krotoszyn przygotowały wniosek i otrzymały dofinansowanie w wysokości 762 959,39 zł na realizację projektu „Cyberbezpieczny Samorząd”, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy 2021–2027. Projekt realizowany jest w wyniku naboru przeprowadzonego przez Centrum Projektów Polska Cyfrowa we współpracy z NASK – Naukową i Akademicką Siecią Komputerową – Państwowym Instytutem Badawczym. Jego celem jest zwiększenie poziomu bezpieczeństwa informacji Urzędu Miejskiego w Krotoszynie.

W ramach realizacji projektu „Cyberbezpieczny Samorząd” wdrożono kompleksowy system pracy grupowej oparty na usługach Microsoft 365. Użytkownicy uzyskali dostęp do nowej poczty elektronicznej z wbudowanym systemem antyspamowym, który znacząco zwiększa bezpieczeństwo korespondencji. Dodatkowo uruchomiono Microsoft Teams jako platformę komunikacji zespołowej oraz SharePoint i OneDrive do bezpiecznego przechowywania plików i współdzielenia dokumentów w chmurze. Wprowadzenie narzędzia Microsoft Copilot umożliwiło wspomaganie codziennych zadań oraz zwiększyło efektywność tworzenia treści. Oprócz tego udostępniono pozostałe funkcje pakietu M365, takie jak Viva Engage, współdzielone biblioteki dokumentów, usługi bezpieczeństwa i zaawansowane narzędzia administracyjne, co łącznie podniosło efektywność pracy i usprawniło procesy komunikacyjne w organizacji.

Wprowadzono nowy system wykonywania kopii zapasowych obejmujący platformy chmurowe. Zastosowane rozwiązanie umożliwia automatyczne tworzenie oraz bezpieczne przechowywanie kopii.

Wdrożono System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji Urzędu Miejskiego w Krotoszynie. Dokumentacja została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi procedurami organizacji i obejmuje zasady postępowania w zakresie ochrony informacji, zarządzania dostępem do danych, a także reagowania na incydenty bezpieczeństwa.

W analizowanym okresie został uruchomiony system ewidencji dzierżaw i umów najmu, nowy system zarządzania mieniem komunalnym oraz nowy system zarządzania środkami trwałymi. System ewidencji dzierżaw i umów, który umożliwia rejestrowanie, aktualizowanie oraz monitorowanie danych dotyczących dzierżaw i zawartych umów, w tym terminów ich obowiązywania, stron umowy oraz kluczowych warunków współpracy. Równocześnie wdrożono system zarządzania mieniem komunalnym oraz system zarządzania środkami trwałymi, które wspierają kompleksową ewidencję majątku, jego bieżącą aktualizację oraz nadzór nad wykorzystaniem poszczególnych składników. Wprowadzone rozwiązania przyczyniają się do uporządkowania informacji, zwiększenia kontroli nad majątkiem oraz usprawnienia procesów administracyjnych związanych z jego zarządzaniem.

Wdrożono integrację systemów dziedzinowych z ogólnopolską bazą adresów elektronicznych BAE oraz funkcjonującym w jednostce systemem e-Doręczeń. Rozwiązanie umożliwia realizację elektronicznej korespondencji zgodnie z obowiązującymi przepisami, zapewniając bezpieczne i potwierdzone doręczanie dokumentów w formie elektronicznej. Integracja pozwala na sprawną obsługę korespondencji bezpośrednio z poziomu wykorzystywanych systemów, zwiększa efektywność pracy oraz zapewnia automatyzację procesu doręczeń.

W jednostce uruchomiono nowoczesny system fakturowania którego zastosowanie umożliwia sprawne wystawianie, ewidencjonowanie oraz archiwizowanie faktur z poziomu przeglądarki internetowej, dzięki temu uzyskano większą elastyczność pracy oraz możliwość integracji z innymi systemami informatycznymi funkcjonującymi w jednostce.